Firma elettronica avanzata

Oggi è un grande giorno in casa Kindertap: dopo mesi di sviluppo siamo fieri di annunciarti che la funzione di firma elettronica avanzata applicata ai form è finalmente disponibile! 🎉

In molti stavano aspettando questa news, poiché la firma elettronica conferisce ai form inviati dagli utenti un pieno valore legale, rendendo possibile la raccolta di dati “delicati” senza bisogno di ricorrere alla firma autografa di quanto compilato.

Se non hai ancora utilizzato la funzione form o non hai avuto modo di imbatterti in quanto appena descritto probabilmente ti starai chiedendo: cos’è e a cosa serve di preciso la firma elettronica? Ok, in questo caso leggi l’approfondimento che trovi qui sotto 😊

Se, invece, sei già sul pezzo guarda subito il nuovo tutorial che abbiamo appena sfornato: https://www.youtube.com/watch?v=snTdgnEM5xc

Form ed accettazione on-line

I form di Kindertap sono uno strumento indispensabile se intendi dematerializzare il processo di raccolta dati, per rendere la compilazione di modulistica più immediata e accessibile.

Puoi raccogliere moduli di iscrizione, richieste di cambio fascia oraria o cambio deleghe al ritiro, autorizzazioni di qualsiasi tipo e questionari di customer satisfaction. Insomma, puoi raccogliere direttamente on-line un qualsiasi modulo che normalmente fai compilare su carta.

Tutto questo può essere fatto grazie ad un ambiente di progettazione dei modelli, integrato in Kindertap, che offre la possibilità di scegliere quali campi far comparire, quali sono le regole di obbligatorietà e validazione, se il modulo include degli allegati, e così via.

I vantaggi nell’usare la compilazione on-line sono indubbi e trovano la loro massima espressione quando, premendo un tasto, puoi riversare i dati raccolti attraverso i form nelle anagrafiche dell’applicazione, evitando così di perdere ore preziose solo per trascrivere dati.

Ma se attraverso il form raccogli l’accettazione di clausole specifiche (es. accettazione del regolamento) o dati che sono per loro natura “delicati” (es. deleghe al ritiro), qual’è la validità legale di quanto compilato dall’utente?

Firma elettronica e normativa europea eIDAS

Semplificando, quando un utente compila un modulo on-line, la normativa differenzia il grado di accettazione espresso dall’utente in due livelli: firma elettronica “semplice” e firma elettronica avanzata.

Ci troviamo nel caso di firma elettronica “semplice” quando, ad esempio, inseriamo i nostri dati in un modulo on-line, mettiamo delle spunte per accettare delle clausole e confermiamo l’invio del modulo, ma non effettuiamo altre operazioni successive. Seppur abbia un certo valore, questo tipo di firma può essere facilmente messa in discussione: chi può provare che la persona che ha compilato il modulo è quella che dice di essere e come provare che una spunta è stata veramente messa dall’utente in quel momento (e non da noi in seguito alterando la compilazione)?

Per attribuire alla compilazione di un modulo on-line valore legale al 100% la normativa eIDAS prevede la firma elettronica avanzata, ovvero un meccanismo attraverso il quale possiamo rispondere in modo certo alle due domande viste in precedenza.

Questo, nel caso di Kindertap, viene fatto in due modi:

• firmando digitalmente il contenuto del PDF con tutti i dati inseriti dall’utente, così da poter provare l’inalterabilità di quanto compilato;
• inviando sul numero di cellulare dell’utente un OTP, cioè un codice che l’utente digita a video e che permette di collegare la compilazione alla sua utenza telefonica, ovvero alla sua identità.

Firma singola o congiunta

Al pari di quanto avviene su carta puoi richiedere la firma di un form ad un singolo utente (es. genitore o dipendente) oppure la firma congiunta da parte di entrambi i genitori.

Progettando il modello del form puoi scegliere se l’utente dichiarerà quali sono i propri dati (cioè i dati del firmatario) inserendoli direttamente nel form oppure se il firmatario è colui che ha effettuato l’accesso e che sta usando Kindertap in quel momento. Questa seconda possibilità può essere abilitata solo se la compilazione del form è riservata agli utenti registrati (ovvero gli utenti che sono già in possesso di un account Kindertap).

Promemoria e alert

Capita che, dopo aver consegnato un modulo cartaceo, sia necessario sollecitare gli utenti più volte prima di riuscire ad ottenere la copia del documento firmato.

Con la firma elettronica, invece, l’utente che compila il form viene subito guidato nel processo di firma. Qualora lo abbandonasse sarà Kindertap ad inviare dei promemoria automatici per ricordare all’utente che la firma è ancora in sospeso.

Se nel modello del form abiliti gli alert interni allora lo staff verrà notificato in caso di compilazione con firma in sospeso, firma rifiutata e firma portata a termine con successo.

Allegati ed archiviazione del PDF firmato

Capita spesso che i form includano degli allegati che l’utente accetta per mezzo di spunte (ad esempio per confermare l’accettazione delle clausole riportate nel PDF del regolamento del servizio).

Gli allegati, quindi, risultano parte integrante di quanto l’utente deve accettare e firmare elettronicamente.

Grazie ad un’apposita opzione hai ora la possibilità di includere nella stampa in PDF che l’utente accetta e firma anche il contenuto degli allegati presenti all’interno del form o che l’utente carica durante la compilazione.

Costi del servizio

Il servizio di firma elettronica avanzata, disponibile per tutti gli account Premium, ha un costo di:

• € 1,50 per ogni compilazione di form con un singolo firmatario
• € 2,00 per ogni compilazione di form con due firmatari

Il costo verrà addebitato solo nel caso di firma correttamente conclusa dall’utente (i form compilati con firma in sospeso non vengono conteggiati).

I consumi possono essere monitorati direttamente on-line accedendo su https://www.kindertap.com con un account di livello amministratore e visitando la voce di menù Abbonamento > Servizi a consumo.

La firma elettronica avanzata abbinata ai form è una grande opportunità per rendere la raccolta dati e l’accettazione da parte degli utenti più immediata e accessibile.

Grazie a questa nuova funzione i form di Kindertap sono ora una vera applicazione nell’applicazione e rappresentano uno strumento unico in ambito 0-6 per gestire il processo di raccolta dati on-line a norma e con piena validità legale.

Se non l’hai già fatto ti consigliamo di approfondire quanto descritto visionando il tutorial dedicato: https://www.youtube.com/watch?v=snTdgnEM5xc