Centro dati

Chi lavora con Kindertap da tempo lo sa bene: più passano gli anni e più grande diventa il numero di informazioni storiche conservate all’interno dell’account.

Foto, diari, presenze, anagrafiche, sono solo alcune delle informazioni che ogni giorno vengono raccolte e che, spesso, si conservano all’interno di Kindertap senza mai fare pulizia.

Ma se conservare a distanza di anni dati che non riguardano la sfera degli utenti è possibile, quando parliamo di dati personali occorre prestare attenzione ed eliminare le informazioni secondo delle tempistiche congrue (dipendenti dal tipo di dato trattato).

Per questo abbiamo sviluppato Centro dati, una console che ti aiuta a tenere sotto controllo i dati archiviati e che offre specifiche funzioni di rimozione massiva, cosicché ogni scuola possa applicare in modo snello le proprie policy di retention delle informazioni.

Centro dati ti aiuta anche a verificare i consumi per tenerli in linea con il tuo piano in abbonamento, perché puoi eliminare velocemente le informazioni quando stai per esaurire lo spazio disponibile.

Console, tipologie di dati e consumi

Per accedere alla nuova console devi visitare https://www.kindertap.com, effettuare la login con le credenziali di un utente amministratore e visitare la voce di menù Privacy/Sicurezza > Centro dati.

La schermata presenta un menù laterale nel quale compaiono tutte le tipologie di dati che si possono monitorare ed eliminare:

• Bambini: anagrafiche degli utenti, suddivise per data di creazione
• Adulti (no dipendenti): anagrafiche degli adulti non dipendenti, suddivise per data di creazione
• Dipendenti (no amministratori): anagrafiche dei dipendenti, suddivise per data di creazione
• Foto e video: suddivise per data di scatto
• Messaggi: suddivisi per data di invio
• Form: suddivisi per data di ricezione
• Calendari eventi: suddivisi per data di creazione (non per data dell’evento)
• Documenti: suddivisi per data di creazione
• Menù cucina: programmazioni dei menù, suddivise per data della programmazione
• Diari + Foto e video: suddivisi per data del diario/foto; i diari possono essere rimossi solo unitamente alle foto/video dello stesso periodo
• Presenze bambini: suddivise per data della presenza
• Presenze dipendenti: suddivise per data della presenza
• Giustificazioni: suddivise per data della giustificazione
• Anamnesi: suddivise per data di compilazione
• Rette – Scadenze: suddivise per data di creazione
• Osservazioni: suddivise per data di creazione

Selezionando un tipo di dato viene visualizzato in alto a destra l’indicatore dei consumi totali, come ad esempio lo spazio occupato in GB per le foto/video oppure il numero di presenze in archivio.

Nella parte inferiore della schermata, invece, vengono riepilogati gli anni nei quali è presente quel tipo di dato e, ove previsto, l’indicatore dei consumi per mese.

Eliminazione massiva

Ad eccezione delle anagrafiche, i diversi dati in archivio possono essere rimossi per blocchi; un blocco corrisponde alle informazioni archiviate in un certo mese.

Per avviare l’eliminazione è sufficiente premere il tasto Elimina presente nella riga del mese di interesse. Kindertap visualizzerà un messaggio informativo e, per confermare l’operazione, chiederà di digitare a video un codice.

Alla conferma la richiesta di eliminazione verrà inserita in coda ed elaborata dopo 1 ora (sulla base di una serie di fattori variabili è possibile che la rimozione venga eseguita dopo un tempo di attesa più lungo).

Attenzione: una volta portata a termine la rimozione le informazioni eliminate non potranno più essere ripristinate. Inoltre, se i dati interessano anche i familiari (es. diari, foto/video condivisi con le famiglie), non saranno più disponibili.

Per visualizzare i conteggi dei consumi aggiornati può essere necessario attendere che Kindertap analizzi nuovamente i dati (l’analisi può comportare un’attesa che, per alcuni tipi di dato, può arrivare a 24 ore).

Eliminazione delle anagrafiche

Per quanto concerne le anagrafiche, invece, la rimozione può essere ancora più selettiva. Una volta selezionato l’anno di riferimento, è possibile definire quali anagrafiche rimuovere basandosi su due criteri:

• Data fine sezione più recente (per Bambini e Adulti): è la data di fine attività della sezione più recente; nel caso degli adulti è la data più recente fra tutti i bimbi collegati all’adulto
• Data ultima presenza: la data della presenza più recente; nel caso degli adulti è la data più recente fra tutti i bimbi collegati all’adulto

Le anagrafiche da eliminare possono essere selezionate utilizzando il checkbox presente nella riga del soggetto oppure agendo sul filtro Seleziona… presente in alto.

La rimozione massiva delle anagrafiche è disponibile fin da ora per tutti i clienti che non hanno attivato InfoAsilo. Per gli utilizzatori di InfoAsilo, invece, la funzione si abiliterà dopo aver installato il prossimo aggiornamento (versione 1.20), che verrà rilasciato indicativamente nell’arco di 2-3 settimane.

Download massivo

Nei prossimi mesi, al pari della funzione di eliminazione massiva appena presentata, la console offrirà anche la funzione di download massivo delle informazioni in archivio.

Grazie al download sarà quindi possibile conservare una copia dei dati prima di procedere alla loro eliminazione.

Siamo certi che Centro dati rappresenti un importante punto di svolta per poter avere un maggiore controllo sulle informazioni trattate e per poter rimuovere i dati obsoleti in modo pratico e veloce, in conformità alla normativa privacy vigente (GDPR).

Ti anticipiamo, però, che questo è solo il primo di una serie di interessanti upgrade che caratterizzeranno questo 2025. In questi mesi abbiamo lavorato (e stiamo lavorando) a nuove incredibili funzioni e a nuove modalità di assistenza che non vediamo l’ora di presentarti.

Per cui mettiti comodo, perché nei prossimi mesi lo spettacolo sarà assicurato! 🍿